BAG konkretisiert Grenzen des DSGVO-Auskunftsanspruchs: Kein Recht auf komplette Compliance-Berichte

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 16. April 2026 (8 AZR 169/25) entschieden, dass Beschäftigte im Rahmen des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 DSGVO keinen Anspruch auf die vollständige Kopie eines sie betreffenden Compliance-Berichts haben. Der Anspruch erfasst nur die darin enthaltenen personenbezogenen Daten – nicht das Dokument als solches, auch nicht in geschwärzter Form.

Der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO zählt zu den praxisrelevantesten, aber auch streitanfälligsten Instrumenten des europäischen Datenschutzrechts. In der arbeits- wie zivilrechtlichen Praxis wird er längst nicht mehr nur zur Wahrnehmung genuiner Betroffenenrechte genutzt, sondern nicht selten funktionsfremd eingesetzt: zur Vorbereitung von Kündigungsschutzklagen, zur Ausforschung interner Compliance-Untersuchungen oder schlicht als Druckmittel in Trennungsverhandlungen, um durch Aufwand und Lästigkeit Vergleichsbereitschaft zu erzeugen. Im Zentrum steht dabei stets dieselbe Grundsatzfrage: Bezieht sich der Anspruch nur auf die in einem Dokument enthaltenen personenbezogenen Daten – oder läuft er im Ergebnis auf die Herausgabe ganzer Dokumente, E-Mails oder Aktenbestandteile hinaus? Das aktuelle Urteil des Bundesarbeitsgerichts liefert hierzu eine wichtige Klarstellung.

Der Fall: Compliance-Bericht über das Führungsverhalten einer Managerin

Auslöser des Verfahrens war eine interne Compliance-Untersuchung. Nachdem drei Hinweisgeber den Führungsstil einer leitenden Angestellten als einschüchternd, herabwürdigend und respektlos beschrieben hatten, beauftragte der Arbeitgeber eine externe Kanzlei mit der Aufklärung des Sachverhalts. Der daraus resultierende Abschlussbericht listete die Vorwürfe auf, benannte Hinweisgeber und Zeugen namentlich, gab Gesprächsinhalte teils wörtlich wieder und enthielt zusätzlich rechtliche Bewertungen sowie Mandantenhinweise der beauftragten Kanzlei.

Auf dieser Grundlage beantragte der Arbeitgeber später erfolglos die behördliche Zustimmung zur Kündigung der zwischenzeitlich in Elternzeit befindlichen Managerin. Diese verlangte daraufhin gestützt auf Art. 15 Abs. 1 i.V.m. Abs. 3 DSGVO die Herausgabe einer vollständigen Kopie des Berichts, um zu überprüfen, welche Aussagen über sie gemacht und wie diese ermittelt worden waren. Der Arbeitgeber verweigerte dies mit dem Argument, der Kopieanspruch beziehe sich nicht auf das Dokument als solches, zudem bestehe ein überwiegendes Geheimhaltungsinteresse und den Hinweisgebern sei Vertraulichkeit zugesichert worden.

Nachdem das Arbeitsgericht München der Klage zunächst stattgegeben hatte, änderte das Landesarbeitsgericht München die Entscheidung ab und gewährte lediglich ein Einsichtsrecht statt einer Kopie. Die hiergegen gerichtete Revision der Klägerin blieb vor dem Bundesarbeitsgericht ohne Erfolg.

Die Kernaussage: Auskunft betrifft Daten, nicht Dokumente

Das Bundesarbeitsgericht bestätigt in Übereinstimmung mit der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs, dass Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO kein eigenständiges Recht gewährt, sondern nur eine Modalität der Erfüllung des einheitlichen Auskunftsanspruchs aus Art. 15 Abs. 1 DSGVO regelt. Die geschuldete Kopie muss zwar sämtliche personenbezogenen Daten originalgetreu und verständlich wiedergeben – sie richtet sich aber gerade nicht auf das Dokument als Ganzes.

Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn die Herausgabe von Auszügen oder ganzen Dokumenten unerlässlich ist, damit die betroffene Person ihre Rechte aus der Verordnung wirksam ausüben kann, etwa weil eine Kontextualisierung der Daten zur Wahrung ihrer Verständlichkeit erforderlich ist. Im vorliegenden Fall verneinte der Senat dies: Zwar enthalte der Bericht personenbezogene Daten der Klägerin, weil er sich mit ihrem Führungsverhalten befasse. Die zusätzlich enthaltenen rein rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise der beauftragten Kanzlei seien jedoch keine Informationen über die Klägerin, sondern lediglich eine Einschätzung des Arbeitgebers zur Rechtslage – und damit vom Auskunftsanspruch nicht erfasst.

Bemerkenswert ist zudem, dass das Gericht auch eine „Minus-Lösung“ ablehnte: Aus dem Anspruch auf vollständige Auskunft über personenbezogene Daten folgt kein Recht auf Überlassung des gesamten Dokuments unter Schwärzung der übrigen, nicht personenbezogenen Passagen. Auch ein Anspruch aus dem Personalakteneinsichtsrecht nach § 26 Abs. 2 SprAuG bzw. § 83 Abs. 1 BetrVG bestand nicht, da dieses ebenfalls auf einen angemessenen Umfang begrenzt ist und keine vollständige Kopie sämtlicher Unterlagen umfasst.

Prozessuale Fallstricke: Klageerweiterung und Fristen

Neben der materiellen Kernfrage bestätigt das Urteil zwei prozessuale Grundsätze mit erheblicher praktischer Tragweite. Zum einen scheiterte die Klägerin mit dem Versuch, in der Revisionsinstanz erstmals einen in Bezug genommenen Zwischenbericht in ihre Anträge einzubeziehen – dies stellt eine nach § 559 Abs. 1 Satz 1 ZPO grundsätzlich unzulässige Klageerweiterung dar. Zum anderen wertete das Gericht die erst in der Berufungsinstanz erfolgte Erweiterung um eine weitere Berichtsfassung als verspätete Anschlussberufung, die die Frist des § 524 Abs. 2 Satz 2 ZPO i.V.m. § 64 Abs. 6 Satz 1 ArbGG verpasst hatte. Wer im Auskunftsprozess taktisch nachbessern will, muss sich also strikt an die Instanzfristen halten.

Einordnung in die bisherige Rechtsprechung

Das Urteil reiht sich nahtlos in eine mittlerweile gefestigte Linie des Europäischen Gerichtshofs ein. Bereits in den Entscheidungen zur Österreichischen Datenschutzbehörde (C-487/21) und im Fall FT (C-307/22) hatte der EuGH klargestellt, dass die Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO alle personenbezogenen Daten vollständig wiedergeben muss, ausnahmsweise aber auch ganze Dokumente umfassen kann, wenn dies zur Verständlichkeit unerlässlich ist. Die grundlegende Definition personenbezogener Daten geht auf die Nowak-Entscheidung (C-434/16) zurück, wonach auch wertende Stellungnahmen „über“ eine Person erfasst sind – eine Linie, die der EuGH im Fall Pankki S (C-579/21) für Protokolldaten fortführte. Für den Umgang mit kollidierenden Geheimhaltungsinteressen lieferte zuletzt die Entscheidung Dun & Bradstreet Austria (C-203/22) das methodische Modell: Der Verantwortliche darf die Auskunft nicht pauschal verweigern, sondern muss strittige Informationen im Zweifel dem Gericht zur Abwägung vorlegen.

Auch der Bundesgerichtshof hat den Anspruch in den vergangenen Jahren mehrfach konturiert – von der grundsätzlich weiten Auslegung des Auskunftsrechts (VI ZR 576/19) über Anforderungen an die Bestimmtheit von Klageanträgen (VI ZR 330/21) bis zur Eingrenzung des Kopieanspruchs auf Dokumente, bei denen die betroffene Person selbst als Urheber personenbezogener Daten erkennbar ist (VI ZR 223/21).

Was Unternehmen und Beschäftigte jetzt beachten sollten

Für Beschäftigte, die Auskunft über einen sie betreffenden Untersuchungsbericht verlangen, empfiehlt sich eine präzise Antragstellung, die sich unmittelbar auf die sie betreffenden Tatsachenfeststellungen, Zeugenaussagen und Bewertungen richtet – ein pauschales Verlangen nach dem „gesamten Bericht“ birgt nach dieser Entscheidung ein erhebliches Risiko des Unterliegens.

Für Unternehmen liefert das Urteil eine belastbare Grundlage, rechtliche Bewertungen und Verteidigungsstrategien konsequent aus dem Auskunftsumfang herauszuhalten, ohne sich stets auf Geschäftsgeheimnisse berufen zu müssen. Tatsachenfeststellungen und Zeugenaussagen zum Verhalten der betroffenen Person selbst bleiben davon aber unberührt und sind grundsätzlich herauszugeben. Wer Compliance-Berichte von vornherein so strukturiert, dass tatsachenbezogene und rechtlich-strategische Bestandteile klar getrennt sind, schafft damit sowohl Rechtssicherheit als auch eine praktikable Balance zwischen den Auskunftsinteressen der Betroffenen und dem berechtigten Geheimhaltungsinteresse des Unternehmens.

Die anwaltliche Erfahrung zeigt, dass der Anspruch auf Auskunft und Kopie in der Praxis erhebliche Schwierigkeiten bereiten kann. Auf die Strategie „es wird schon gutgehen“ sollte man sich dabei nicht verlassen. Denn der Anspruch steht vorbehaltlos im Gesetz und unterliegt insbesondere keiner Zumutbarkeitsprüfung zugunsten des Arbeitgebers.

Es gibt gute, gerichtlich erprobte Strategien für den Umgang mit solchen Ansprüchen und für eine Bearbeitung, die auch für den Arbeitgeber tragfähig ist. Dafür ist es jedoch zu spät, wenn der Anspruch bereits auf dem Tisch liegt und innerhalb der gesetzlichen Frist von maximal einem Monat zu beantworten ist.

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